Nachdem ich ja schon sehr ausführlich über sämtliche Fettnäpfchen und Fallstricke als Besucher:innen auf Buchmessen berichtet habe, schauen wir uns heute mal die andere Seite an: das Leben IN den Standboxen und hinter den Regalen. Vor allem für Selfpublisher:innen wird die eigene Messepräsenz immer wichtiger und damit ihr eure ersten Messen geplant und entspannt angehen könnt, habe ich hier die Tipps & Tricks für Ausstellende in einem Blogpost zusammengefasst.

Hier bist du also im Beitrag für Aussteller:innen gelandet. Wenn du auf der Suche nach Tipps und Tricks für Besucher:innen bist, schau doch mal hier.

Im Folgenden habe ich Checklisten erstellt, die ihr euch gerne abspeichern dürft – und natürlich auch ausdrucken und damit eure Messevorbereitungen planen. Wenn ihr noch einen Tipp habt, der hier nicht aufgeführt ist, lasst es mich gerne in einem Kommentar wissen, dann füge ich den noch hinzu.

Da es mittlerweile recht viele Buchmessen gibt, habe ich mich bemüht, diese Listen so umfassend wie möglich zu gestalten. Geringfügige Abweichungen von Messe zu Messe gibt es natürlich immer. Deshalb ist es sinnvoll, sich rechtzeitig zu informieren und zu planen. Bei Leipzig und Frankfurt oft schon ein Jahr im Voraus, bei den kleineren Messen sind auch kurzfristigere Planungen drin.

Den ersten Punkt kennt ihr bereits, wenn ihr meinen Blogpost für Besucher:innen schon gelesen habt. Der Vollständigkeit halber führe ich das aber nochmals auf, denn ohne Unterkunft ist eine Messe nicht mal halb so angenehm.

Bei den großen Buchmessen (Leipzig und Frankfurt) ist eines am allerwichtigsten, noch bevor ihr das eigentliche Messeticket habt: das Hotel! Denn wir ihr eure Unterkunft nicht schon weit im Voraus gebucht habt (oder nur eine Tagestour zur Messe unternehmt und daher kein Hotel braucht), kann es gut sein, dass ihr für die Nacht mal eben 300 Euro und mehr zahlt. Wenn ihr mit dem Auto anreist, könnt ihr natürlich auch weiter außerhalb buchen und zur Messe pendeln, da finden sich auch kurzfristig noch gute Angebote. Oder die Anbindung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln ist gut (z. B. Halle – Leipzig), dann wäre auch das eine Option (nur nichts zwischen Hauptbahnhof und Messegelände buchen, da sind die Bahnen dann nämlich brechend voll und ihr habt Glück, wenn ihr überhaupt reinkommt). Ein kleiner Trick ist auch, Hotels mit Stornooption bis zum Anreisetag zu buchen und kurzfristig zu wechseln. Denn manchmal hat man eben doch Glück und es tut sich eine spontane Alternative auf, wenn jemand anderes abspringt und die Zimmer dann um einiges günstiger angeboten werden, um sie doch noch an den Menschen zu bringen.

Noch etwas, das ihr rechtzeitig buchen solltet: euren Stand. Denn ohne den … findet die Messe ohne euch statt. Wenn ihr ganz zeitig dran seid, könnt ihr sogar teilweise Frühbucherrabatte in Anspruch nehmen. Und für den Fall, dass euch die Standmiete zu teuer ist oder ihr nicht wisst, wie ihr mit zwei Büchern einen ganzen Stand bespielen sollt: In den meisten Fällen ist es auch möglich, die Standfläche mit anderen zu teilen. Das hat dann auch noch den Vorteil, dass ihr nicht auf euch allein gestellt seid, wenn es um das Bewerben eurer Bücher geht.

Zusätzlich zur Standfläche gibt es oftmals auch die Möglichkeit, ein eigenes Ausstellenden-WLAN zu buchen. Das offene WLAN für Besucher:innen ist schnell mal überlastet und wenn ihr mit EC-Gerät oder sonstigen Einrichtungen auf Internet angewiesen seid, kann das schnell zum Problem werden. Besser, ihr prüft das schon vorher und bucht euch, wenn möglich, die entsprechenden Kapazitäten.

Wenn ihr einen Standplatz ergattern konntet: Sprecht darüber! Macht Werbung, nutzt die Möglichkeit, über die Veranstaltenden Werbung zu machen, sofern das möglich ist, teilt die Info so viel es geht und so oft es geht. Je mehr Tickets verkauft werden, desto mehr Leute kommen zur Messe, desto mehr Chance auf gute Verkäufe habt ihr.

Fangt frühzeitig an, eure Utensilien für den Messestand zusammenzupacken. Standausstattung wie Roll-ups, Plakate etc. sollten bestenfalls schon vorhanden sein und nicht erst bestellt werden müssen. Denn wenn dann etwas in der Druckerei oder bei der Zustellung schiefgeht … ist euer Stand entweder leer. Oder sehr weiß (weil Standrückwände). Oder beides. Was Flyer angeht, prüft unbedingt, ob ihr auch einfach Fotos mit der Datei drucken lassen könnt. Das ist weitaus günstiger, als bei einem Druckdienstleister Flyer erstellen zu lassen.

Für den Kleinkram habe ich hier eine Liste zusammengestellt mit Dingen, die in keinem Messekoffer fehlen sollten. Die Reihenfolge ist dabei willkürlich gewählt und sagt nichts über die Wichtigkeit der Dinge aus. Die ist ohnehin sehr individuell.

Informiert euch außerdem vorab über die Vorschriften, möglicherweise müsst ihr dieser Liste noch ein Brandschutz-Imprägnierspray hinzufügen, wenn Stoffbahnen oder Tücher zu eurem Standaufbau gehören. Außerdem solltet ihr bei der Gestaltung beachten, dass nicht überall auch Wände beklebt oder verhängt werden dürfen. Seid also bei der Gestaltung eures Standes so flexibel und kreativ wie möglich.

Wenn ihr eure Ausrüstung zusammenpackt, denkt an ausreichend zu trinken und zu essen. Das Essen auf dem Messegelände ist meist überteuert und auch nicht unbedingt gesund. Langes Anstehen kommt dann noch dazu und wenn ihr schnell zurück an den Stand wollt, wird es nichts mit einer entspannten Essenspause. Keine Werbung, sondern eigene Überzeugung: die Trinkmahlzeiten von YFOOD. Die halten recht lange satt und lassen sich auch am Stand gut nebenher trinken. Denn wenn ihr eine ähnliche Begabung habt wie ich, dann reden euch Leute immer genau in dem Moment an, in dem ihr gerade ein großes Stück Karotte-Apfel-was-auch-immer abgebissen habt. Ansonsten: bereits geschnittenes Obst und Gemüse oder Proteinriegel eignen sich immer gut. Oder Nüsse. All nuts eben – wenn das nicht auf der Messe gilt, wo sonst?

Wenn ihr jemanden kennt, der die betreffende Messe im Vorjahr schon besucht hat (und in etwa die gleiche Zielgruppe bedient wie ihr selbst), fragt dort nach, wie viele Bücher gekauft wurden und plant eure Bevorratung entsprechend. Wenn ihr mit einem Transporter zur Messe kommt, lagert die Bücher am besten dort. Eine Einlagerung auf dem Messegelände ist sehr, sehr teuer. Wenn ihr euch so gar nicht sicher seid, wie viele Bücher verkauft werden könnten: Fragt die Glaskugel, vielleicht hat die eine Antwort.

Im Fall eines geteilten Standes – oder auch dann, wenn ihr noch Leute zur Unterstützung habt – solltet ihr vorab einen Standdienstplan erstellen. Zum einen haben dann alle Gelegenheit, selbst mal über die Messe zu bummeln oder entspannt Pause zu machen, zum anderen verschreckt ihr eure Kundschaft nicht direkt, wenn ihr zu acht auf eine einzelne Person einstürmt.

Apropos Leute verschrecken: Findet euren Weg, Laufkundschaft anzusprechen oder in Ruhe stöbern zu lassen. Je mehr Messen ihr bespielt, desto besser wird euer Gefühl dafür, wann und wie ihr auf Leute zugehen könnt. Ruhigere Menschen solltet ihr eher stöbern lassen und vielleicht kurz fragen, ob ihr weiterhelfen könnt, sie dann aber in Ruhe lassen und darauf vertrauen, dass sie sich bei Interesse melden. Wenn aber jemand schon eher suchend dreinblickt, zögert nicht, ins Gespräch einzusteigen. Solltet ihr selbst eher auf der introvertierten Seite leben, legt euch gern vorher ein paar Sätze zurecht, mit denen ihr jemanden ansprechen wollt. Fühlt sich vielleicht erstmal fake an, hilft aber beim Gesprächseinstieg. Authentisch sein könnt ihr im weiteren Verlauf immer noch.

Und was dieses Gespräch angeht: Übt euren Pitch, sucht nach unterschiedlichen Zugängen zum Buch und präsentiert es, als hinge euer Leben davon ab. Je besser der Pitch, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich euer Buch anschließend auch gut verkauft.

Druckt euch sicherheitshalber den Hallenplan aus, damit ihr euch auf der Messe schnell zurechtfindet – und zeichnet euch die Lage der Toiletten ein. Vielleicht gibt es sogar gesonderte Toiletten für Ausstellende, an denen sind die Schlangen meist nicht so lang.

Achtet beim Aufbau darauf, keine anderen Stände zu blockieren oder deren Sicht einzuschränken – versteht sich eigentlich von selbst, wird im Eifer des Gefechts aber dann doch gerne mal übersehen. Lieber gleich mit den Standnachbar:innen ins Gespräch kommen, denn notfalls hilft man sich auf Messen auch mal gegenseitig aus. Und ganz nebenbei erweitert sich auch noch das eigene Netzwerk.

Ob Anreisetag oder während der Messe: Plant ausreichend Zeit ein, um aufs Messegelände zu kommen. Fahrt rechtzeitig los, denn Staus oder volle Bahnen gibt es besonders zur Messezeit immer mal wieder. Informiert euch vorab, wann ihr zum Aufbau in die Hallen könnt und besorgt euch, falls nötig, eine Einfahrgenehmigung. Normalerweise sind solche Informationen im Ausstellenden-Bereich auf der jeweiligen Messe-Website benannt. Aber wie finden, wenn man gar nicht weiß, wie man danach suchen soll? Prüft außerdem, ab wann ihr auf das Messegelände fahren dürft und für wie lange. Braucht ihr ein Auto, einen Transporter – oder reicht auch ein großer Koffer?

Schreibt euch auf (oder fotografiert), wo ihr euer Auto geparkt habt, an welchem Eingang ihr die Messe betretet oder in welcher Richtung ihr vom Zug kommt. Falls ihr Garderobe abgebt: Notiert auch das. Nichts ist ärgerlicher, als nach einem ohnehin schon langen Messetag noch nach dem Auto suchen zu müssen.

Kleidungsmäßig gilt das Gleiche wie auch für sämtliche anderen Messen: Bequemes Schuhwerk und Zwiebellook. Ihr wisst nie, wie warm oder kalt es in den Messehallen wird oder wie aktiv ihr unterwegs sein werdet. Wird euch beim Präsentieren warm oder steht ihr in der Nähe eines zugigen Eingangs? Besser, ihr seid für alle Eventualitäten gerüstet.

Kommuniziert Terminänderungen so oft und so deutlich wie möglich. Wenn sich eure Lesung verschiebt, teilt das möglichst vielen Leuten mit – auch über Social Media. Dass das Messeprogramm nochmal geupdatet wird, ist nie sicher und bevor niemand zu eurer Lesung kommt und zu einem anderen Zeitpunkt enttäuschte Lesende vor einer leeren Bühne stehen, solltet ihr das immer im Hinterkopf behalten.

Falls ihr euch auf der Messe – so ganz unter Ausstellungs-Kolleg:innen – bei Verlagen bewerben wollt, gilt, wie beim reinen Messebesuch: Habt Visitenkarten dabei, aber keine ausgedruckten Manuskripte. Die Verlage haben auch so schon ordentlich Material zu transportieren, da ist noch mehr Papier eher hinderlich. Im schlimmsten Fall verschwindet euer Manuskript in den unendlichen Lagerhallen eines Messebaubetriebs und ihr erhaltet eure Rückmeldung am St.-Nimmerleinstag. Aber: Pitch bereithalten!

Euer Kopf raucht und ihr habt die ersten Tipps schon wieder vergessen? Keine Sorge, denn im Folgenden findet ihr nochmal alle Hinweise knapp zusammengefasst als Checkliste. Druckt euch auch die gerne aus, sodass ihr in Zukunft für jede Messe gut gerüstet seid.

Eine Zusammenstellung der wichtigsten Buchmessen in Deutschland, auf die ihr euch als Aussteller:innen bewerben könnt, findet ihr im Folgenden. Die Sammlung hat keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit, wenn ihr also noch mehr Messen kennt, schreibt diese gerne in die Kommentare, dann nehme ich sie gerne in diese Liste auf!

Mehr Branchenwissen und konkrete Tipps für deinen Messebesuch gefällig? Unter anderem dafür ist meine Lektoratssprechstunde da. Dort könnt ihr mir sämtliche Fragen rund um die Buchmessen stellen und ich helfe auch gern, wenn es um die Umsetzung eures Messestandes geht.

Ansonsten wünsche ich euch den größtmöglichen Erfolg für sämtliche Messepräsenzen und Unmengen verkaufter Bücher!